Die elektronische Rechnung muss – gestaffelt nach Umsatzgrößen – bis 2028 eingeführt werden. Eine frühere Umstellung wird seitens Bundesministerium der Finanzen ausdrücklich empfohlen, um die Testphase zu nutzen und sicherzustellen, dass das Buchhaltungssystem die vorgegebenen strukturierten Formate empfangen, erzeugen und übermitteln kann. Rechnungen in einfachem PDF und per E-Mail erfüllen die Anforderungen nicht. Zulässig sind formalisierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.2.0. Bei hybriden Formaten (XML + PDF) ist der strukturierte Teil maßgeblich. Sofern Daten voneinander abweichen sollten, zählt ausschließlich die maschinenlesbare Version.
Die Prüfpflicht bei den neuen E-Rechnungen liegt übrigens beim Rechnungsempfänger! Fehler in Inhalten oder Format können bis zu Verhinderung des Vorsteuerabzugs führen.